Na een jaar van onderwijs en werken op afstand in het schooljaar 2020-2021, had de University of Minnesota bij terugkeer naar de campus een nieuw plan nodig voor alle conferentie- en vergaderruimtes; slechts een paar ervan waren geschikt voor hybride werken.

Mark Hove, IT Services and Support Manager voor de Carlson School of Management, kocht drie Meeting Owls en testte ze in de conferentieruimtes van de school voordat het semester in het najaar van 2021 begon. Daarna kocht hij nog eens 14 Meeting Owls, die hij in twee derde van de vergaderruimtes plaatste voor reguliere vergaderingen, en hield hij een paar Meeting Owls apart voor ad-hocvergaderingen en -evenementen.

"Het configuratieproces is snel en eenvoudig. Ons personeel gebruikte Zoom tijdens de pandemie. Aan het begin van het semester hebben we iedereen laten zien hoe de Meeting Owls werken en daarna hebben we geen enkel technisch probleem of ondersteuningsverzoek gehad."

De school gebruikt de Meeting Owls in verschillende gebruiksscenario's, voor zowel onderwijs als vergaderingen.

"Ik hoor alleen maar positieve feedback over de Meeting Owls. Mensen vinden het 360° Pano-beeld van de ruimte boven het face-to-face beeld van de sprekers echt veel fijner dan het traditionele lange rechte beeld, waarbij je de gezichten van anderen niet goed ziet. Ze houden ook van het uilgeluidje dat de Meeting Owl maakt telkens wanneer we hem aanzetten."

Vanuit IT- en ondersteuningsoogpunt is Mark erg te spreken over het gemak waarmee de Meeting Owl kan worden geconfigureerd en beheerd.

"Met de Meeting Owl-app kun je de Meeting Owl heel eenvoudig configureren en beheren. En iedereen kan de Owl tijdens vergaderingen beheren wanneer dat nodig is."

We vroegen Mark hoe de toekomst voor de Meeting Owl op de campus eruitziet in de wereld na de pandemie. Mark vertelt:

"Ons parlement Meeting Owls blijft in gebruik op onze school. Hybride werken heeft de toekomst en of het nou onze studenten of onze medewerkers zijn die niet naar de campus kunnen komen, met deze resource zorgen we dat iedereen verbonden blijft."

Doug Goon, Director of IT voor University of Minnesota Athletics, bekeek alle vergaderruimtes om te onderzoeken welke delen van hun huidige opstelling werken, en welke niet.

"In elke vergaderruimte hadden we weer andere tech. We moesten zorgen dat iedereen in elke ruimte eenvoudig gebruik kon maken van de videoconferentiesoftware op hun laptop of computer, en dat iedereen te zien en te horen was door deelnemers op afstand. We wisten immers dat we veel hybride vergaderingen zouden hebben." 

Doug gaf Jake Dupont, Assistant Director of IT, de opdracht elke vergaderruimte te onderzoeken en oplossingen aan te dragen die voldeden aan alle behoeften. Jake richtte zich met name op hun grootste vergaderruimte, waarin een lange vergadertafel staat en nog geen videoconferentie- of beeldinfrastructuur aanwezig was. 

Jake vertelt: "Onze conferentieruimtes die geschikt waren voor videoconferenties, hadden een heel eenvoudige opstelling, met een webcam boven het beeldscherm die naar beneden was gericht op de deelnemers, en een externe microfoon. Het werkte wel, maar het was niet bepaald een ideale ervaring voor deelnemers op afstand en in de ruimte."

Jake raadde aan de Meeting Owl te testen in de grote vergaderruimte, op basis van positieve feedback van andere teams op de campus die hiermee al ervaring hadden. Hij heeft de hele zomer getest ter voorbereiding op een bredere implementatie.

"De Meeting Owl werkt perfect, omdat iedereen heel duidelijk te zien en te horen is. De Meeting Owl staat niet aan het uiteinde van de tafel, maar in het midden, met 360° beeld van de kamer. Dat komt de productiviteit tijdens de vergadering ten goede."

Jake merkt op dat hij geweldige gebruikersfeedback heeft gekregen sinds de rest van het team de Meeting Owl gebruikt. 

"Het opstellen en configureren waren heel eenvoudig. De Meeting Owl-app begeleidt je bij elke stap van het proces. Iedereen werkt er graag mee. En dankzij de plug-and-playfunctionaliteit hebben we tot nu toe nog niet één keer de hulp van IT hoeven inroepen."

De fondsenwervers van Athletics gebruiken de Meeting Owl in de grote vergaderruimte dagelijks. De conferentieruimte kan worden geboekt via Google Agenda, zodat ook anderen op de campus een hybride vergaderruimte kunnen gebruiken. Doug legt uit:

"We hebben veel verschillende afdelingen, verspreid over de hele campus. De Meeting Owl is dus een ideale oplossing voor mensen die niet naar een ander deel van de campus kunnen komen om fysiek bij een vergadering aanwezig te zijn. De wereld raakt steeds meer gewend aan hybride samenwerken en we verwachten dat mensen buiten onze afdeling de Meeting Owl steeds vaker zullen willen gebruiken. We zullen er dus nog een aantal moeten aanschaffen."

De Meeting Owl helpt scholen en universiteiten met hybride vergaderingen wanneer niet iedereen fysiek aanwezig kan zijn.