Ontdek 7 belangrijke kantoorverbeteringen waardoor je team de werkplek waardeert, hoe ze deze ook gebruiken.

Overal ter wereld blijven bedrijven experimenteren met het werkplekbeleid: op kantoor, op afstand, en hybride. Natuurlijk willen bedrijven gebruik maken van de gehuurde of gekochte ruimte, maar als je de werknemers dwingt om terug naar kantoor te komen, blijven ze niet betrokken, tevreden en nemen ze misschien zelfs ontslag. Voor Europese werknemers zijn flexibele uren en flexible locatie twee van de drie belangrijkste redenen om bij hun huidige werkgever te blijven. 

Het meest productieve kantoor is een kantoor waar werknemers vrijwillig naar toe gaan — maar hoe zorg je ervoor dat werknemers daarvoor kiezen?

Een flexibele, hybride werkplek is een blijk van vertrouwen in je medewerkers omdat ze zo zelf hun eigen productiviteit en balans tussen werk en privé kunnen stellen. Veel werknemers zijn bereid om in elk geval gedeeltelijk terug te keren naar kantoor, of het nou is om met collega's om te gaan of omdat er op het werk minder afleidingen zijn. 

Maar je kan nog meer doen. Sinds het begin van de terugkeer naar kantoor zijn er nieuwe ontwerpconcepten voor kantoren ontwikkeld, met alternatieven voor eigen bureaus en grotere nadruk op gemeenschappelijke ruimtes. Met een gecombineerde ruimte voor privé, samenwerken en comfort geef je werknemers het gevoel dat ze de ruimte voor alles kunnen gebruiken, en dat werken op kantoor echt beter is dan de opstelling in de woonkamer.

Hier zijn zeven ideeën voor een betere werkomgeving waarmee je je werknemers overtuigt terug naar kantoor te gaan. 

Wat verwachten de werknemers van vandaag van hun kantoorruimte?

1. Moderne technologie op de werkplek

Een vergadering wordt al gauw onprettig, ongemakkelijk en onproductief met opgebroken gesprekken, snerpende audiofeedback, dubbel geboekte kamers, en haperend videobeeld. Een moderne werkplek vereist nieuwe technische oplossingen die voor hybride samenwerking zijn ontworpen. 38% van de werknemers wil dat tech-werkgevers betere videoconferentietechnologie gaan gebruiken — en dat houdt niet op bij de eigen laptops van werknemers. 

Hier zijn drie soorten tech die het waard zijn om in te investeren:

• Bijgewerkte computers, monitoren en apparatuur. We vertrouwen op apparatuur om werknemers verbonden te houden, dus die 8 jaar oude monitor die soms geen verbinding kan maken met internet, moet weg.

• Software voor kamerreservering. Er gaat kostbare tijd verloren als werknemers naar een vergaderruimte komen die bezet blijkt te zijn, vooral als ze speciaal voor deze brainstorm naar kantoor zijn gereisd.

• Vergadertechnologie.Zorg ervoor dat alle medewerkers tijdens elk gesprek goed gezien en gehoord worden, waar ze ook zijn, met collaboratieve en inclusieve technologie zoals de Meeting Owl 3.     

  • Technologie voor vergaderruimtes betekent minimaal:

    • Monitors

    • Plug-and-play tech voor video- en audioconferenties

    • Een enkele, eenvoudige oplossing voor beheer en planning

    • Microfoons en verlengsnoeren voor grotere ruimtes

2. Prettige ruimtes voor werk en gezelligheid

Bijna alle werknemers zijn eraan gewend om vanuit een comfortabel thuiskantoor of zelfs vanaf de bank te werken, dus is het belangrijk dat een werkplekontwerp ook informele, comfortabele ruimtes biedt. Werknemers vinden het kantoor de beste plek om collega's te ontmoeten en aansluiting te vinden, dus gaan ze niet alleen maar naar kantoor om werk te doen. 

Werknemers willen een praatje maken, vriendschappen ontwikkelen en gezellig samenzijn, dus als je het kantoor daarop inricht, maak je het aantrekkelijk om niet alleen thuis te werken. Zo'n ruimte is ook handig om na het werk sociale evenementen voor werknemers te houden, zoals bierproeven of een pizza-avondje.

Zorg ervoor dat deze ruimtes makkelijke stoelen, banken en verschillende soorten zitjes en tafels hebben, en dat het lekker warm is. Niemand blijft gezellig even plakken als het kil of juist veel te warm is. 

3. Collaboratieve werkzones

Samenwerken op afstand is niet altijd makkelijk, dus kiezen veel werknemers ervoor om naar kantoor te komen voor samenwerkingssessies als brainstormen en de aftrap van projecten. 

Een op samenwerking ontworpen werkplek heeft minder eenpersoonsplekken en meer gemeenschappelijke ruimtes met meerdere functies. Vooral nu veel hybride bedrijven overgestapt zijn op een hotelsysteem, is er meer ruimte voor samenwerkingswerkplekken. Zorg voor een mooie set grote en kleine tafels, kies stoelen en bankjes, en regel ook whiteboards, schermen en oplaadpunten.

Wat precies de beste kantoorindeling voor samenwerking is, hangt af van de grootte en verdeling van de ruimte, de voorkeuren van je werknemers, en de geboden apparatuur, technologie en voorzieningen.

4. Privéruimtes voor persoonlijk en zakelijk gebruik

Natuurlijk heeft elk kantoor ook plek voor privé-vergaderingen nodig. Kleine kamers zijn ideaal, maar om het meeste uit de beschikbare ruimte te halen kun je ook investeren in telefooncabines: die zijn geluiddicht en dus de perfecte plek voor werknemers om onverwachte telefoongesprekken te voeren of podcasts op te nemen. 

Ook kan je een paar privéruimtes aanwijzen als bemiddelings- of ontspanningsruimtes, waar medewerkers terecht kunnen om even uit te rusten. 

5. Voorzieningen waarmee werknemers zich thuis voelen

Na enige tijd thuis te werken verlangen medewerkers nu ook op kantoor een meer relaxte omgeving waarin ze zich op hun gemak kunnen voelen. 

Regel dus sport- en wellnessruimtes, plus douches, kleedkamers en opbergkasten. Zo laat je je medewerkers zien dat je bereid bent te investeren in de hele persoon, niet alleen het verrichte werk. 

Dat geldt ook voor de keuken. Het is fijn als er snacks en koffie beschikbaar zijn, en als je af en toe een gratis maaltijd uit een lokaal restaurantje neerzet. Zijn er niet echt geweldige opties voor restaurantjes in de buurt? Overweeg dan een toelage voor eten bestellen, zodat medewerkers zich af en toe kunnen verwennen.  

6. Vertrouwenscultuur vanuit het topmanagement

Om het kantoor aantrekkelijker te maken, moet je niet alleen de werkplek goed ontwerpen, maar ook een vertrouwenscultuur scheppen waarin er geen micromanaging gebeurt.

Geef werknemers het gevoel dat ze op kantoor hun eigen werktijd zelf kunnen inrichten, met ruimte voor pauzes en contact met collega's, zonder stress dat de minuten bijgehouden worden. 

7. Vrij kamergebruik op basis van behoeften van werknemers

Een effectief ontworpen werkplek is voor werknemers een goed begin voor een flexibele werkomgeving. Als werkgever die je medewerkers weer op kantoor wil hebben, is je allerbeste zet dat je ze laat kiezen wanneer ze op kantoor komen, en wat ze dan gaan doen.

Sommige werknemers willen naar kantoor komen om zich in een telefooncabine op te sluiten en daar gefocust te werken omdat dat thuis niet kan. Anderen komen juist naar kantoor om tijd door te brengen met de collega's die ze tijdens de lockdowns hebben gemist. Hoe dan ook — vertrouw erop dat je medewerkers zelf prima weten op welke manier ze het beste hun werk kunnen doen.

Bouw een fantastisch kantoor, regel een ondersteunende bedrijfscultuur en neem werknemers aan die steengoed in hun werk zijn en ook prettig samenwerken, en dan zijn je werknemers vast bereid om een deel van hun tijd in je bedrijfsruimte door te brengen. 

Lees verder over hoe gespecialiseerde hybride vergadertechnologie je werknemers met elkaar verbindt, de productiviteit verhoogt en ervoor zorgt dat de ideeën van elke werknemer gehoord worden, waar ze ook zitten.